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charte informatique

  • Adopter une Charte informatique

    Charte informatique et Code du Travail

     

    De façon générale l’adoption d’une Charte informatique en entreprise doit respecter les trois  principes clés suivants : i) le principe de proportionnalité sur les mesures mises en place eu égard aux objectifs poursuivis, ii) l’information préalable du Comité d’entreprise sur la mise en oeuvre de moyens de contrôle des salariés (cela permet d’assurer la légalité des preuves et à leur opposabilité en justice), iii) la consultation du Comité d’entreprise avant l’introduction de nouvelle technologie modifiant les conditions de travail.

     

    Modalités d’adoption de la Charte informatique

     

    L’obligation de consultation du Comité d’entreprise (CE) ne doit pas être confondue avec l’obligation d’obtenir une autorisation du CE. La mise en place d’une Charte est donc assez souple puisque il n’y a pas d'obligation légale de soumettre la Charte aux partenaires sociaux. 

     

    Toutefois, l’entreprise peut opter pour une opposabilité totale de la Charte en l’annexant au Règlement intérieur et en insérant une clause dédiée au Contrat de travail du salarié. Dans cette hypothèse,  le Règlement intérieur et la Charte doivent être soumis pour avis au CHSCT, puis au comité d’entreprise ou d’établissement et être communiqué à l’inspection du travail.

     

    L’entreprise peut aussi opter pour un système plus souple en affichant  la Charte dans les locaux communs et procéder à un envoi régulier de notes de services ou d’emails, invitant à la respecter. Ce système a été validé par certaines décisions de justice mais présente le risque de contestation de l’opposabilité de la Charte au salarié en cas de licenciement pour non respect de la Charte.    

     

    Attention : en cas de présence d’un système de contrôle des salariés, une déclaration doit être faite  auprès de la CNIL.

     

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  • Charte informatique : contenu et clauses à prévoir

     

    Il est conseillé de ne pas présenter une Charte informatique comme un ensemble de règles contraignantes mais comme un ensemble de bonnes pratiques d’utilisation des outils

    Informatiques (Sites internet ; Intranet ; Messagerie interne ; Messagerie externe ; Webmail).

     

    Transmission et connaissance de la Charte informatique

     

    Afin que la Charte soit opposable à tous les salariés, il convient qu’elle fasse l’objet d’une large diffusion et de rappels réguliers. On pourra par exemple opter par un lien hypertexte permanent vers la Charte à partir d’un Intranet, l’envoi régulier de notes de service par emails invitant les salariés à respecter les dispositions de la Charte, l’affichage de la Charte dans les locaux communs.

     

    Clauses incontournables de la Charte informatique

     

    En préambule, la Charte informatique doit expliciter et clarifier les droits et devoirs du salarié en matière d'usage des moyens de communication de l’entreprise. Une Charte informatique de qualité doit stipuler les clauses relatives à :

     

    L’obligation de loyauté du salarié vis-à-vis de l’employeur.

     

    La protection des actifs intellectuels de l’entreprise (logiciels, bases de données, savoir faire, documents techniques et commerciaux, créations graphiques …) et l’interdiction de procéder à des actes contrefaisants avec les moyens ou au sein de l’entreprise (sous peine de sanctions civiles et pénales).

     

    Le respect des mesures de prévention et de sécurité informatique : conditions des téléchargements (autorisation préalable du responsable informatique …), mises à jour des logiciels anti virus exclusivement par les chargés de la maintenance informatique …

     

    Le respect des performances du réseau informatique (interdiction de téléchargements massifs …).    

     

    La désignation des personnes en charge de la sécurité informatique et de l’intervention sur les postes.

     

    L’interdiction de consulter les sites internet étrangers à l’activité de l’entreprise et notamment les sites internet interdits aux mineurs et/ou présentant des contenus contraires à la dignité humaine, violents, diffamatoires, injurieux et/ou susceptibles de porter atteinte aux droits d’autres salariés ou de tiers à l’entreprise. Cette interdiction s’étend à l’obligation de ne pas transférer des données contraires aux bonne mœurs et/ou susceptibles de choquer ou heurter la sensibilité des autres salariés.          

     

    Les moyens mis en œuvre par l’entreprise pour s’assurer du bon respect de la Charte informatique et de l’opposabilité au salarié des moyens de preuve obtenus : contrôle de la messagerie électronique professionnelle, contrôle des fichiers non identifiés comme personnels sur les postes  informatiques, contrôle de l’historique de navigation internet, enregistrement et utilisation des fichiers « logs » à titre de preuve …

     

    Les conditions de participation aux forums et aux réseaux sociaux : selon l’usage et sauf s’il s’agit de l’activité de l’entreprise (exemple : communication sur les réseaux sociaux), la  participation à un forum au nom de l’entreprise est interdite et la connexion aux réseaux sociaux doit présenter un caractère ponctuel et ne pas porter atteinte à la bonne exécution des missions confiées au salarié.

     

    L’interdiction de détourner les fichiers de données nominatives de l’entreprise (annuaires, bases de données clients …).

     

    L’obligation de conserver la confidentialité des mots de passe et l’interdiction d’utiliser les mots de passe d’un autre salarié.

     

    L’obligation pour le salarié d’informer le service informatique des dysfonctionnements sur son poste et/ou évènements non expliqués (affichage de pop up ..).

     

    Les modalités de contrôles de bon usage de l’outil informatique (objectifs, responsable informatique, utilisation des informations …).

     

    L’utilisation des outils informatiques par les syndicats (droit de communication, tracts informatiques …). 

     

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  • Opposabilité d’une Charte informatique

    Opposabilité de la Charte informatique au salarié

     

    Lorsque le salarié fait un usage abusif de l’internet, l’employeur est en droit, pour faire cesser le trouble causé au bon fonctionnement de l'entreprise, d’installer le salarié dans un bureau où l'ordinateur n'est pas connecté à Internet, étant précisé que salarié pouvait effectuer son travail sans recourir à internet. En privant le salarié de l’accès à Internet, l’employeur utilise de façon justifié son pouvoir disciplinaire.

     

    Abus du salarié

     

    En l’espèce, l’abus d’un salarié était établi par les relevés de connexion produits par l’employeur, faisant apparaître que l'ordinateur professionnel du salarié a été connecté à des sites sans lien avec son travail (3suisses, promod, idées mariage, dragées mariage , cdiscount , carrefour, biotherm …) et ceci plusieurs centaines de fois pour certains jours (jusqu’à 390 fois pour certains jours).

     

    Note de service

     

    Une note au personnel adressé par l’employeur indiquait que l'usage d'internet était réservé à un usage professionnel. De plus le salarié avait signé une charte relative à l'utilisation des outils informatiques, spécifiant notamment que toute information circulant et /ou stockée sur les systèmes informatiques de l'entreprise est considérée comme ayant un caractère professionnel et que l'employeur se réserve le droit d'examiner périodiquement les adresses des sites visités au départ des ordinateurs de l'entreprise, sans identification de ces derniers. S'il devait apparaître un non respect des directives, la société se réservait également le droit d'identifier l'ordinateur au départ duquel les visites ont été effectuées et d'entendre à ce propos l'employé utilisateur de l'ordinateur concerné.  

    Adresse  IP et données personnelles

     

    C'est à tort que le salarié prétendait que cette charte lui était inopposable au motif qu'elle n'avait  pas été déclarée à la CNIL alors que l'adresse IP mise à la disposition d'un salarié pour les besoins de son activité professionnelle par un employeur n'est pas, pour le salarié utilisateur du poste informatique, un donnée à caractère personnel au sens de la loi du 6 janvier 1978 et de la loi du 6 août 2004 relatives aux déclarations à la CNIL.  A noter que le listing établi par l'employeur ne faisait qu'énumérer les sites visités par le salarié et non le contenu des échanges éventuels du salarié sur ces sites. 

     

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